Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14

del Regolamento (UE) 679/2016 (“GDPR”)

La presente informativa sul trattamento dei dati personali è resa, ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del GDPR, a tutti i soggetti che effettuano una segnalazione di cui siano venuti a conoscenza o si è testimoni, nell’ambito del loro rapporto con Socrate S.p.A., nonché agli altri soggetti coinvolti a qualsiasi titolo nella segnalazione.

L’informativa, pertanto, trova applicazione ogniqualvolta venga effettuata una segnalazione tramite una delle modalità indicate nella Procedura Whistleblowing adottata dal Titolare e come di volta in volta aggiornata.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Socrate S.p.A., con sede legale in Via Papa Giovanni XXIII, 5 – Rodano (MI), Italia, C.F. e P. I.V.A. n. 07210150152, n. R.e.a. MI-1146454 (di seguito, per brevità, “Titolare”)

2. Categorie di dati personali e raccolta degli stessi

Nell’ambito della ricezione e della valutazione delle segnalazioni, il Titolare potrà trattare i seguenti dati:

2. 1. Dati personali comuni dei segnalanti e, ove presenti, dei segnalati (a titolo esemplificativo, nome, cognome, informazioni di contatto);
   2. Dati personali contenuti nelle segnalazioni (ivi compresi, ove del caso, dati appartenenti alle categorie particolari ex art. 9 GDPR e dati personali relativi a condanne penali e reati ex art. 10 GDPR).
   3. Dati personali delle persone segnalate e di eventuali terzi coinvolti.

2. Origine dei dati

I dati oggetto di trattamento sono raccolti dal Titolare mediante la segnalazione e attraverso eventuali successivi contatti del segnalante con il Titolare, oppure possono essere raccolti dal Titolare stesso presso soggetti terzi – interni o esterni – , presso banche dati pubbliche, altre fonti liberamente accessibili, online e offline e in generale presso qualsiasi altra fonte per consentire al Titolare di svolgere le necessarie verifiche per la gestione della segnalazione, in conformità a quanto previsto nella Procedura Whistleblowing adottata dal Titolare.

4. Finalità e base legale del trattamento

• Finalità 1: dare esecuzione alla Procedura Whistleblowing e, pertanto, con la finalità di svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l'adozione dei conseguenti provvedimenti. Inoltre, l’adozione di un canale informatico interno di segnalazione costituisce per il Titolare un obbligo ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 che recepisce ed attua in Italia la Direttiva (UE) 2019/1937. Base giuridica del trattamento: il trattamento è necessario per l’adempimento di obblighi di legge. Periodo di conservazione dei dati: per il tempo necessario al trattamento della segnalazione. In ogni caso, i dati sono conservati per un periodo di tempo necessario al trattamento delle segnalazioni e comunque non superiore a 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D. Lgs. n. 24/23. I dati raccolti, qualora manifestamente inutili o eccedenti per il trattamento della segnalazione, saranno immediatamente cancellati dal Titolare.
• Finalità 2: finalità di tutela giudiziaria, per prevenire o perseguire illeciti. Base giuridica del trattamento: il legittimo interesse del Titolare a tutelare i propri diritti e a prevenire illeciti. Periodo di conservazione dei dati: fatto salvo quanto sopra, in caso di giudizio, i dati potranno essere trattati per finalità difensive fino al passaggio in giudicato della sentenza/estinzione del giudizio. I dati raccolti, qualora manifestamente inutili o eccedenti per il trattamento della segnalazione, saranno immediatamente cancellati dal Titolare.

5. Obbligo di conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto

Il conferimento dei dati del segnalante, che verranno trattati in maniera riservata come prescritto dalla legge e in particolare dal D. Lgs. 24/23, e quelli contenuti nella segnalazione è necessario, affinché tale segnalazione possa essere ricevuta, verificata e processata.

6. Comunicazione dei dati personali

Per una o più delle suddette finalità, potremmo condividere i dati con i seguenti destinatari:

• fornitori di servizi;
• Autorità Giudiziaria o autorità amministrative indipendenti.

Ad eccezione dell’Autorità Giudiziaria e delle autorità amministrative indipendenti, tutti i suddetti destinatari trattano i dati in virtù di uno specifico accordo sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 GDPR, in qualità di responsabili del trattamento. Può avere in qualsiasi momento la lista aggiornata dei responsabili contattando il Titolare agli indirizzi sopra indicati.

7. Trasferimento dati personali a un paese terzo

I dati saranno trattati e conservati all’interno dell’Unione Europea, presso i sistemi dei fornitori del Titolare, che operano quali responsabili del trattamento secondo accordi conformi all’art. 28 GDPR.

8. Diritti dell’interessato

La informiamo che, in qualità di interessato, ai sensi degli artt. da 15 a 22 del GDPR, ha diritto di:

1. chiedere l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione dei dati che la riguardano;
2. opporsi al trattamento dei propri dati;